Unapređena komunikacija između više lokacija za opštinsku organizaciju za slobodno vreme

O komunikacionim izazovima u javnim ustanovama retko se priča, a oni postoje. Smene se smenjuju, korisnici dolaze svakog dana, a posao obavljaju ljudi koji praktično ne sede za stolom. Spasioci, instruktori plivanja i ljudi na recepciji stalno su u pokretu. Mejl ne otvaraju između dva časa. Oglasnu tablu ne čitaju dok idu prema bazenu. A opet, treba da znaju šta se dešava, ko je u smeni, šta je otkazano, koja staza je zatvorena zbog održavanja i da li će im vreme poremetiti planove za taj dan.

Grad Lajden je tražio partnera koji bi pomogao da se dva javna bazena povežu u jednu komunikacionu celinu, i tu ulogu je preuzeo Castit. Ideja zvuči jednostavno, ali rešenje je moralo da radi pouzdano, da se lako proširuje i da se vodi sa jednog mesta. Evo kako je sve to izvedeno.

O klijentu

Lajden je grad u zapadnoj Holandiji, u provinciji Južna Holandija, sa oko 127.000 stanovnika. Poznat je po starom univerzitetu, kanalima i jakoj tradiciji uređenih javnih usluga. Među tim uslugama, grad upravlja i sa nekoliko rekreativnih objekata, uključujući dva javna bazena koja zajedno svake nedelje prime stotine stanovnika, i to za rekreativno plivanje, časove plivanja, korišćenje staza i klupske aktivnosti poput vaterpola.

Voditi dva bazena za grad nije lak posao. Smene se rotiraju tokom cele nedelje. Časovi plivanja idu po preciznim terminima. Hemija vode, raspored staza i redovno održavanje moraju da se usklade iza scene, a ljudi koji to usklađuju nisu na jednom mestu, već se kreću između dva objekta. Držati sve u istoj liniji, menadžere bazena, instruktore, spasioce i osoblje na recepciji, posao je za svaki dan, ne za jednom nedeljno.

Izazovi

Pre uvođenja digital signage rešenja, grad se snalazio na klasičan način, štampanim obaveštenjima na oglasnim tablama i mejlovima na zajednička adresa zaposlenih. Funkcionisalo je u nekoj meri, ali daleko od idealnog. Mejlove niko nije čitao tokom smene na bazenu. Štampani rasporedi su zastarevali čim bi došlo do bilo kakve izmene. A pošto je svaki bazen ažurirao svoju tablu po svom ritmu, informacije između dve lokacije nisu bile usklađene. Nekoliko problema se stalno ponavljalo:

• Komunikacija je bila razdvojena između dve lokacije, pa je menadžerima bilo teško da garantuju da svi zaposleni, na oba bazena, vide iste i ažurne informacije.
• Vidljivost rasporeda bila je slaba, pa su zaposleni dolazili na posao bez jasne slike o terminima časova, rezervacijama staza ili rasporedu kolega.
• Obaveštenja u realnom vremenu, recimo o iznenadnom otsustvu ili promeni u radu objekta, sporo su stizala do onih kojima su bila najpotrebnija.
• Upravljanje na daljinu nije postojalo, što je značilo da je neko morao fizički da ažurira svaku lokaciju, umesto da izmene idu iz centralnog sistema.
• Mogućnost proširenja bila je važno pitanje, jer je grad želeo da isti sistem kasnije može da uvede i u druge objekte, bez prepravljanja svega ispočetka.

Pored same koordinacije zaposlenih, tu su i vremenski uslovi. Vreme utiče na rad spoljnih bazena i određene programe, a bez načina da se ta informacija brzo prikaže na licu mesta, odluke o radu su išle sporije nego što bi trebalo.

Castit rešenje

Posle uvodnog razgovora u kom se pošlo od onoga što je zaposlenima zapravo trebalo, a ne od proizvoda koji bi se prodao, Castit je u oba bazena postavio digital signage rešenje na enterprise nivou.

• Hardver. U prostorijama za zaposlene oba bazena postavljeni su digitalni ekrani namenjeni za profesionalnu upotrebu, povezani sa pouzdanim mrežnim plejerima napravljenim za neprekidan rad. Način montaže biran je tako da odgovara vlažnoj sredini bazena i većem protoku ljudi.
• Softver. Sistem se vodi kroz Castit-ovu cloud platformu za upravljanje sadržajem, sa centralnom kontrolom obe lokacije i pravima pristupa po ulogama, tako da različiti menadžeri mogu da menjaju različite stvari, a da jedni drugima ne smetaju. Automatizovano zakazivanje sadržaja prati radno vreme objekta, a sama platforma je pouzdana, što znači da kritične informacije čekaju zaposlene čim uđu u smenu.
• Sadržaj. Na ekranima se na jednom mestu pojavljuje sve što zaposlenima treba: dinamični rasporedi sa bojama po ulogama, obaveštenja o odsustvima u realnom vremenu, vremenska prognoza koja pomaže pri odlukama o radu bazena, ticker sa vestima iz grada i kalendar časova plivanja koji se sam ažurira. Sadržaj namenjen posetiocima, recimo najave vaterpolo klinika, takođe može da ode na ekrane u javnim delovima objekta kada za to ima potrebe.

Sve se vodi na daljinu. Menadžer može da iz bilo kog uređaja sa internetom istovremeno ažurira oba bazena, a izmene se na ekranima vide u roku od nekoliko sekundi.

Rezultati

Od kada se Castit koristi u oba bazena, vidi se jasna razlika u tome kako informacije kruže kroz objekte.

Bolja informisanost zaposlenih

Brža reakcija

Manje admin vremena

Doslednost na obe lokacije

• Zaposleni su znatno bolje informisani. Spasioci i instruktori odmah po ulasku u prostoriju za zaposlene vide raspored za taj dan, eventualna odsustva i sva važna obaveštenja. Menadžer objekta navodi da je broj pitanja vezanih za raspored opao, što ostavlja više vremena supervizorima da se zaista bave svojim poslom.
• Reakcije su brže. Kada se neko javi da je bolestan, menadžer u nekoliko sekundi prosledi izmenu na obe lokacije, pa se zamene organizuju brže i smanjuje se rizik da smena na otvaranju bude nepokrivena. Promene zbog vremena i procedure u vanrednim situacijama prolaze kroz isti kanal, što je dodatno ojačalo bezbednost i spremnost u svakodnevnom radu.
• Administrativno opterećenje je drastično opalo. Ranije je obilazak oglasnih tabli na dve lokacije i njihovo ažuriranje kroz nedelju oduzimalo sate. Sa digitalnim sistemom, isti posao traje nekoliko minuta, sadržaj se napravi jednom, objavi centralno i ide na obe lokacije, bez štampanja, kačenja ili vožnje između objekata.
• Doslednost na obe lokacije više nije pitanje. Oba bazena sada komuniciraju kroz isti, prepoznatljiv izgled, pa svejedno da li zaposleni radi u jednom objektu ili pokriva smenu u drugom, informacije izgledaju i ponašaju se isto.

Grad već planira da isti sistem uvede i na trećoj plivačkoj lokaciji. Pošto je Castit platforma napravljena tako da raste sa potrebama korisnika, proširenje znači postavljanje hardvera na novoj lokaciji i njegovo povezivanje sa postojećom infrastrukturom za upravljanje sadržajem, ne i izradu sistema iz početka.

Digital signage ima smisla i za javne ustanove

Iskustvo Lajdena pokazuje nešto šire: digital signage nije samo za prodavnice i korporacije. Svaka javna ustanova koja radi na više lokacija, sa rotirajućim smenama i stalnim prilivom posetilaca, može da ima istu vrstu koristi. Bazeni, sportske hale, biblioteke, kulturni centri i upravne zgrade dele isti osnovni problem, kako da informacija stigne do ljudi u prostorima u kojima mejl i štampana obaveštenja jednostavno ne funkcionišu.

Za gradske uprave i javne službe, vrednost je u efikasnosti. Sistem se postavi jednom, vodi se centralno, i radi. Zaposleni dobijaju informacije onda kada su im potrebne. Posetioci u čekaonicama vide aktuelna obaveštenja. Menadžeri provode manje vremena na administraciji, a više na vođenju samog objekta.

Ako se vaš grad ili javna organizacija bori sa istim izazovima sa kojima se susretao Lajden, razbacanom komunikacijom, zastarelim štampanim materijalima ili neusklađenim porukama između lokacija, Castit je rešenje koje vredi razmotriti. Platforma je napravljena da raste sa vama, lako se vodi i bez tehničkog znanja, i napravljena je za realnost javnih službi. Posetite Castit i saznajte više, ili se obratite Castit timu direktno da zajedno prođete kroz to kako bi postavka izgledala u vašoj organizaciji.

Vidite šta Castit može da uradi za vas