Neprofitne organizacije ne dobijaju uvek istu pažnju kao komercijalne kompanije kada je reč o usvajanju novih tehnologija, ali njihove komunikacijske potrebe su podjednako stvarne, a u mnogo čemu i zahtevnije. One rade sa ljudima u ranjivim situacijama, vode posvećene timove i traže alate koji funkcionišu pouzdano, bez stalnog održavanja. Kada je posao ozbiljan kao zaštita dece, isporuka prave informacije pravim ljudima u pravom trenutku nije luksuz. To je deo dobro obavljenog posla.
Jeugdbescherming Overijssel (JbOV) lep je primer neprofitne organizacije koja je pronašla praktično i pristupačno rešenje za stvarni komunikacijski problem, a rezultati govore sami za sebe.
O klijentu
Jeugdbescherming Overijssel je sertifikovana neprofitna ustanova za zaštitu dece sa sedištem u holandskoj provinciji Overijssel. Posluje u skladu sa holandskim Zakonom o mladima i sprovodi sudski naložene mere zaštite dece i mladih uzrasta od 0 do 18 godina koji odrastaju u nesigurnim porodičnim uslovima ili su u riziku da skrenu sa pravog puta. Njihov rad obuhvata mere nadzora, starateljstvo i probaciju za maloletnike, a sve to sprovodi tim od 235 zaposlenih raspoređenih u osam regionalnih timova, u tesnoj saradnji sa opštinama, Savetom za zaštitu dece i pravosudnim sistemom.
JbOV ima kancelarije u dva grada, Hengelu i Zvoleu. Obe lokacije redovno primaju klijente i posetioce, a u obema rade timovi savetnika kojima je važno da budu informisani i povezani sa onim što se dešava u celoj organizaciji.
Izazovi
Pre uvođenja digital signage rešenja, JbOV se oslanjao na uobičajenu kombinaciju mejlova i štampanih postera kako bi informisao zaposlene i komunicirao sa posetiocima. Funkcionisalo je, ali ne baš najbolje. Mejlovi su se gubili među ostalom prepiskom. Posteri su zastarevali i retko se menjali na vreme. Informacije nisu bile dosledne između lokacija. A da bi sve bilo aktuelno, trebalo je više vremena i truda nego što je tim realno mogao da odvoji uz sve ostale obaveze.
Sa strane posetilaca, ljudi koji su dolazili u kancelarije, često u stresnim okolnostima, imali su ograničen pristup korisnim informacijama dok su čekali. Nije postojao dosledan način da se ljudi orijentišu, da im se prenesu relevantne novosti ili da im se saopšte osnovni praktični podaci poput radnog vremena ili kontakt informacija.
Organizaciji je takođe bio potreban kanal kojim bi promovisala svoje interne programe, uključujući platformu za obuku JbOV Academie, a da pritom ne pretrpava već prepune mejl sandučiće.
Castit rešenje
JbOV se odlučio za Castit kao digital signage platformu i postavio devet plejera u kancelarijama u Hengelu i Zvoleu, sve uz profesionalne licence. Ekrani su postavljeni na dve vrste lokacija: pored kafe kutaka, kuda zaposleni prirodno prolaze tokom dana, i u čekaonicama, gde klijenti i posetioci provode vreme pre zakazanih termina.
Svih devet plejera centralno se vodi kroz Castit-ovu cloud CMS. Sadržaj se kreira, ažurira i objavljuje na daljinu. Niko ne mora da bude fizički prisutan na lokaciji da bi nešto promenio, a izmene se za nekoliko sekundi prikazuju na ekranima u oba grada.
Sam sadržaj pokriva široku paletu tema: poruke dobrodošlice, informacije o kancelariji, radno vreme, kontakt podatke, lokalne i organizacijske vesti, najave usluga i programa, zajednički sadržaj, vremensku prognozu i još mnogo toga. Plejliste kombinuju statične slike, animacije, video zapise i integracije sa aplikacijama koje se same ažuriraju u realnom vremenu.
Ekrani namenjeni posetiocima odvojeni su od onih za zaposlene, tako da svaka publika vidi sadržaj koji je za nju relevantan. Nije bio potreban skup, namenski hardver, pošto Castit radi na standardnim uređajima, što je troškove postavljanja zadržalo u razumnim okvirima.
Rezultati
Od kada je Castit uveden u obe kancelarije, JbOV beleži primetan pomak u načinu na koji informacije kruže kroz organizaciju. Broj individualnih mejlova je opao, štampani plakati su u velikoj meri postali nepotrebni, a vesti i obaveštenja sada dolaze do ljudi prirodno, jednostavno zato što su vidljivi u prostorima gde zaposleni i posetioci već provode vreme.
Doslednost se takođe poboljšala. Obe lokacije sada komuniciraju kroz prepoznatljiv i profesionalan izgled, što znači da informacije izgledaju isto bez obzira da li je neko u Hengelu ili Zvolu. Takva pouzdanost gradi poverenje, i interno kod zaposlenih i eksterno kod klijenata i posetilaca.
Sa praktične strane, ušteda vremena je značajna. Objavljivanje novog sadržaja više ne zahteva koordinaciju fizičkih materijala na dve lokacije. Izmena se napravi jednom, na daljinu, i odmah je vidljiva svuda. Za tim koji ima mnoštvo drugih prioriteta, upravo ta jednostavnost čini sistem vrednim zadržavanja.
Platforma je zaslužila svoje mesto zahvaljujući konkretnim kvalitetima: centralnom upravljanju, fleksibilnom sadržaju, profesionalnom izgledu i odsustvu potrebe za skupim hardverom. To možda nisu spektakularne prednosti, ali za organizaciju poput JbOV-a to su tačno one prave.
U JbOV-u koristimo Castit za digital signage u našim kancelarijama. Televizori u blizini kutaka za kafu prikazuju vesti relevantne za zaposlene, a ekrani u čekaonicama informišu klijente i posetioce.
Od kada smo uveli Castit, šaljemo mnogo manje individualnih mejlova, a plakati su u velikoj meri postali nepotrebni. Vesti privlače više pažnje jer su vidljive u zajedničkim prostorima. Informacije su doslednije, sa fiksnim i prepoznatljivim izgledom. Uz to, uštedimo značajno vreme jer možemo lako i na daljinu brzo da objavimo novosti.
Najviše cenimo centralno upravljanje, fleksibilnost sadržaja, profesionalan izgled i činjenicu da skupi hardver nije potreban. Svakako bismo preporučili Castit zbog jednostavnosti korišćenja, profesionalnog izgleda i pristupačnosti.
— Jeugdbescherming OverijsselDigital signage funkcioniše za neprofitne i socijalne organizacije
Iskustvo JbOV-a potvrđuje jednu širu istinu: digital signage nije rezervisan samo za maloprodaju i velike korporacije. Svaka organizacija koja posluje na više lokacija, prima ljude u fizičkim prostorima ili treba pouzdan kanal za internu komunikaciju može imati iste koristi.
Za neprofitne organizacije, vrednost leži u efikasnosti. Jednom se postavi, centralno upravlja i sistem radi. Informiše klijente u čekaonicama, drži zaposlene u toku kod kutka za kafu i promoviše programe koji bi inače ostali nezapaženi, sve to bez štampanja ijednog plakata ili slanja još jednog mejla svima.
Ako se vaša organizacija suočava sa istim izazovima s kojima se susreo JbOV, nepovezanom komunikacijom, zastarelim štampanim materijalima ili neusklađenim porukama na različitim lokacijama, Castit je svakako vredan razmatranja. Platforma je besplatna za početak, prilagođava se organizacijama bilo koje veličine i dizajnirana je tako da njome mogu upravljati timovi bez tehničkog predznanja u oblasti digital signagea. Posetite Castit da saznate više ili se direktno obratite Castit timu kako biste razgovarali o tome kako bi rešenje moglo da izgleda za vašu organizaciju.
Još projekata
Modernizovana reklamna strategija kroz digital signage u kompaniji iz muzičke industrije
Veći angažman članova i bolje posećenost događaja u holandskom jedriličarskom klubu
Bolja navigacija posetilaca i komunikacija za centar za rad i odmor u šumi